Preguntas Frecuentes en SIAGIE - MINEDU

RESPUESTAS:  

1. ¿Cómo trabajar la fase de recuperación?Ver el siguiente enlace: Instructivo para la fase de recuperación

2. ¿Cómo generar prematrículas?Ver el siguiente enlace: Instructivo para el proceso de prematrícula

3. ¿Cómo registrar calificaciones en EBA?Ver el siguiente enlace: Instructivo para el Registro de Calificaciones en EBA

4. ¿Cómo remitir Actas de Evaluación a la UGEL/DRE/CEM??Ver el siguiente enlace: Remitir Acta Consolidada de Evaluación.

5. ¿Cómo generar actas de evaluación?
Si registró sus notas por periodos: Después de procesar las notas finales debe hacer clic al botón Procesos Previos para que el sistema realice los cálculos correspondientes.
Si registrará solo notas finales: Ingresar a la opción Notas Finales desde Excel, seleccionar el grado y sección correspondiente y hacer clic a Descargar archivo Excel…, allí coloca las NOTAS FINALES de cada estudiante por área. Luego en la misma pantalla seleccionar el archivo con el botón Examinar, y luego Cargar Notas. Ya con las notas mostradas en la pantalla puede hacer clic al botón grabar. Para mayor detalle puede consultar el instructivo siguiente: Registro de Notas Finales desde Excel
Al finalizar estos pasos, para ambos casos, puede ingresar a la opción Acta Consolidada de Evaluación, para poder ver su acta final.
La configuración de las formas de emitir el acta la pueden realizar las IIEE ingresando a la opción Datos de la Institución Educativa, pestaña Configuración por Año Escolar, clic en modificar y seleccionar el registro deseado.
NOTA IMPORTANTE: Si utiliza la Carga de Notas Finales por Excel y tiene ya registradas notas en los periodos, estas serán eliminadas al subir las notas finales.

6. ¿Cómo configurar los nombres de los docentes en las actas?
Ver el siguiente enlace: Configurar los docentes para firmas en actas.

7. ¿Por qué no aparecen estudiantes en las nóminas de matrícula?
Existen 2 motivos de emisión de nóminas de matrícula:Nóminas de matrícula de inicio de año escolar (45 días posteriores al inicio del año escolar)

2. Incluye a los estudiantes cuya FECHA DE MATRÍCULA es menor o igual a la FECHA DE CIERRE DE NÓMINA.
3. Nóminas complementarias o adicionales (incluye matrículas extemporáneas y traslados posteriores al inicio de año escolar)
4. Incluye a los estudiantes cuya FECHA DE MATRÍCULA está comprendida en el rango de fecha de inicio y fecha fin establecido en la resolución de nómina adicional (fecha de inicio es posterior a la fecha de cierre de “nómina de inicio de año escolar”).

 Para verificar la FECHA DE CIERRE DE NÓMINA DE MATRÍCULA (sólo para la de Inicio de año escolar).

1. Ingresar a la opción Datos Institución Educativa
2. Elegir la pestaña Configuración por Año Escolar
3. Visualizar el dato Fecha de cierre NÓMINA MATRÍCULA (en caso desee cambiar el dato debe de dar clic en el botón modificar)

Es decir, si no se reportan estudiantes es porque la FECHA DE MATRÍCULA de los estudiantes no es correcta según sea caso de nómina de inicio o adicional.
Para modificar la fecha de matrícula del estudiante:

1. Ingresar a la opción Matrícula de estudiantes
2. Buscar al estudiante deseado
3. Clic en modificar
4. Cambiar la fecha de matrícula
5. Clic en Grabar

8. Al querer realizar una nueva matrícula, me indica que el estudiante ya se encuentra matriculado en mi IE, sin embargo no lo veo en las Nómina. ¿Cómo soluciono este caso?
Ingresar a la opción Matrícula de Estudiantes, buscar al alumno ya sea por su código de estudiante o su DNI, una vez ubicado dar clic en ELIMINAR, intentar nuevamente ubicarlo y dar eliminar tantas veces como sea ubicado.
Luego, proceder a matricularlo nuevamente.

9. En la Nómina aparecen Alumnos DUPLICADOS. ¿Cómo depuro los duplicados?
Ingresar a la opción Registro de Estudiantes, buscar al alumno ya sea por su código de estudiante o su DNI, una vez ubicado revisar en la Pestaña Familiares, es probable que tenga el Padre o Madre duplicado. Depurar para que quede únicamente un padre y una madre.
uego, genere nuevamente la Nómina.

10. ¿Cómo elimino una Matrícula?
Alternativa 1:
Ingresar a la opción Estudiantes por sección, seleccionar el Grado y Sección deseado, ubicar y seleccionar el estudiante, cambiar el ESTADO a ANULADO, en seguida al lado derecho de la fila aparecerá una “X”, dar clic en la “X” para eliminar la matrícula.
Alternativa 2:
Ingresar a la opción Matrícula de Estudiantes, buscar al alumno ya sea por su código de estudiante o su DNI, una vez ubicado dar clic en ELIMINAR.

11. ¿Cómo agrego el área de cargo a un estudiante?
Ingresar a la opción Matrícula de Estudiantes, buscar al alumno ya sea por su código de estudiante o su DNI, dar clic en Otros Datos , clic en la pestaña Áreas de cargo, adicionar el área de cargo indicando el año, diseño y grado correspondiente.

12. ¿Cómo registro la nota de recuperación/subsanación del área de cargo de un estudiante?
Ingresar a la opción Registro de Notas Área de Cargo, seleccionar el Grado y Sección actual del estudiante deseado, ubicar y seleccionar el estudiante y registrar su calificación.

13. ¿Cómo emito Nóminas Adicionales?
Previamente debe de haber registrado la matrícula del (los) estudiante(s) teniendo especial cuidado en las fechas de matrícula, que deben ser posteriores a la fecha de emisión de la Nómina de inicio de año.

Ingresar a la opción Nóminas Adicionales, completar los datos de la resolución, teniendo en cuenta en colocar las fechas de inicio y fin de las matrículas a reportar como adicionales. Luego procesar la resolución. Para generar la nómina ingresar a la pantalla Nómina de Matrícula.

14. ¿Por qué no puedo Generar las Nóminas de mi IE?
Alternativa 1:
Posiblemente no tenga ningún estudiante matriculado. Asegúrese de tener al menos 1 estudiante matriculado para poder emitir la Nómina de una sección.

Alternativa 2:
Es probable que no esté registrado el responsable de matrícula, la resolución o la fecha de aprobación de la Nómina. En dicho caso, ingresar a la opción Grados y Secciones, ubicar la sección deseada y dar clic en el código de la sección (Editar) y registrar los datos de responsable de matrícula, la resolución y fecha de aprobación de la Nómina.

Alternativa 3:
Posiblemente no tenga instalado el ADOBE ACROBAT versión 5.0 o superior, en dicho caso descargar e instalar el ADOBE ACROBAT.

15. He generado mi Nómina. ¿Cómo se envía a la UGEL?
Solo funcionará si la nómina se encuentra en Estado GENERADO.
Utilizar el botón Envío IGEL, enseguida le solicitara el número de documento u oficio mediante el cual se va remitir, seleccionar las nóminas deseadas marcando el check a la derecha de las que estén en estado GENERADO. Seguidamente, se verán en estado REMITIDO, esas nóminas serán visualizadas por los responsables de visar nóminas en la DRE/UGEL o Municipio correspondiente.

16. ¿Cómo puedo cambiar de sección a un estudiante?
Alternativa 1:
Si aún no ha sido generada la Nómina de la actual sección del estudiante, ingrese a la opción Matrícula de Estudiantes, buscar al alumno ya sea por su código de estudiante o su DNI, una vez ubicado de clic en Modificar, cambie la sección y de clic en Grabar.

Alternativa 2:
Si ya ha generado la Nómina de la actual sección del estudiante y/o registrado calificaciones al estudiante, utilice la opción Cambio de sección.

17. ¿Qué significa USO BÁSICO y USO COMPLETO?
El USO BÁSICO, permite a la IE utilizar formatos en EXCEL para cargar datos básicos a fin de obtener las Nóminas de Matrículas. Asimismo, a fin de año permitirá utilizar formatos en EXCEL para cargar datos básicos a fin de obtener las Actas Consolidadas. Esta es una alternativa sugerida para las IEs que tengan limitaciones de acceso a internet, o en caso solo deseen cumplir con la obtención y presentación de la documentación oficial empleando el SIAGIE en cumplimiento de la directiva que así lo dispone.

El USO COMPLETO, permite a la IE realizar el registro a detalle de datos de estudiantes y sus familiares, matrículas, evaluaciones de cada período; brindar acceso a los docentes para el registro de calificaciones de estudiantes de cada periodo de las áreas a su cargo; brindar acceso a familiares pudiendo realizar seguimiento de asistencia y rendimiento de estudiantes a su cargo. En ambos casos se les otorga un usuario y contraseña personal con el cual podrán acceder al sistema desde cualquier lugar y hora empleando el internet. En este caso la IE no solo contara con los reportes oficiales (nóminas, ficha y actas) sino también contara con reportes como: listas de estudiantes, apoderados, docentes, boletas de notas por periodo, consolidado de notas, etc.

18. ¿Cómo cambio el tipo de USO BÁSICO a COMPLETO o VICEVERSA?
Para hacer el cambio, realice el pedido comunicándose con el responsable SIAGIE de la DRE, UGEL/Municipalidad de su jurisdicción.

19. Cargué la información usando nóminas en formatos de Excel. Al generar las nóminas me aparece que los padres no viven y no aparece la escolaridad de la madre. ¿Cual es la solución al problema?
Eso sucede porque configuro el tipo de USO COMPLETO. Solicite el cambio a USO BÁSICO, realice el pedido comunicándose con el responsable SIAGIE de la DRE, UGEL/Municipalidad de su jurisdicción.

20. ¿A quién recurro en caso tenga dudas o necesite reportar una dificultad con el SIAGIE?
Recurra a su instancia superior inmediata (DRE, UGEL / Municipio), pregunte por el responsable SIAGIE que es un especialista capacitado en la atención y soporte sobre el SIAGIE.

21. ¿Qué hacer si se comete un error en la configuración inicial “ WIZARD” y/o falta completar alguna información adicional?
Puede completar la información según sea el caso:
Si es Horarios: Ingresar a la opción Datos de la Institución Educativa
Si es Ambientes: Ingresar a la opción de Registro de Ambientes, allí podrá agregar o modificar ambientes.
Si es Grados o Secciones: Ingresar a la opción Grados y Secciones, allí podrá agregar o modificar según desee grados o secciones
Si es Periodos: Ingresar a la opción Periodos de Evaluación, allí podrá agregar o modificar periodos.
(*) Se recomienda que estos ajustes de configuración se realicen antes de proceder a matricula

22. Cuando se hace alguna operación de GRABAR, ELIMINAR o MODIFICAR sale un mensaje “Excepción Lógica de Negocio” ¿qué hacer en estos casos?
Es probable que el registro que intenta modificar o eliminar, este asociado con algún otro registro, es decir es un dato enlazado. Por ejemplo: se quiere eliminar una matrícula, sin embargo el estudiante tiene registrada al menos una calificación, en este caso primeramente deberá eliminarse las calificaciones para luego recién proceder a eliminar la matrícula. Es decir primero debe de eliminarse el dato enlazado para poder eliminar el registro deseado.

23. Se cerró el registro de notas, pero falta ingresar y/o modificar algunas calificaciones. ¿Cómo se hace para continuar registrando calificaciones?
Ingresar a la opción Grados y Secciones, seleccionar el grado y dar clic en la columna Num. Secciones, dar clic en la columna Control de Registro de Notas de la sección deseada. En la pantalla que aparece, seleccionar el periodo de evaluación deseado, dar clic en Modificar y luego para abrir el registro del área deseada dar clic en el candado cerrado. Puede cerrar registros desde la misma pantalla dando clic al candado abierto. Finalmente dar clic en Salir.

24. ¿Cómo ordeno alfabéticamente los alumnos de una sección?
Ingresar a la opción Estudiantes por Sección seleccionar el botón Orden Automático.

25. ¿Cómo registro a un docente de mi IE si el sistema me indica que ya está registrado?
Ir a la opción Registro de personal de la IE, verificar que no esté en la lista de personal, dar clic en Agregar, ingresar los datos de busqueda, en Ámbito de busqueda elegir General, ubicar y seleccionar la persona deseada y dar clic en Grabar.

26. ¿No se activa los botones de “Notas Finales” ni “Generar Boletas”?
Ingresa a la opción de “Periodos de Evaluación” y cambia el estado en “En proceso”, esto significará dos temas:
a) Que ningún usuario que tiene acceso para el registro de notas no podrá registrar información en el periodo activo
b) Se activará el botón de “Notas Finales”, para su cálculo respectivo
Acabado el proceso de Notas Finales (100% Conforme), se activará el botón de “Generar Boletas”

27. ¿Cómo modifico el tamaño de las boletas?
Ingresar a la opción Datos de la IE, luego ingrese a la pestaña parámetros y cambie el “Limite Criterio de Evaluación Boleta de Información”, por defecto esta en 40, a mayor número el tamaño de las letras será mayor. En este entorno puede personalizar lo concerniente en la presentación a las Boletas. Para que los cambios surtan efecto genere boletas nuevamente (Proceso de Notas/Generar Boletas)

28. ¿Cómo hacer una rectificación de formatos oficiales?
Ver el siguiente enlace (rectificación de formatos).

29. ¿Cómo registro el responsable de matrícula?
Ingresar a la opción Registro de Personal de la IE, dar clic en el icono de la columna Responsable matrícula de las personas deseadas y aceptar la elección para guardar.
Luego, ingresar a la opción Grados y Secciones, ubicar la sección deseada y dar clic en el código de la sección. En Datos de aprobación de nómina, colocar el código del responsable o dar clic en el botón para buscar y elegirlo, luego dar clic en Grabar.

30. ¿Cómo traslado un estudiante a otra IE?

• Ubique el puntero sobre la opción Estudiantes y Matrículas
• Elegir la sub-opción Traslado de Estudiantes
• Dar clic en el botón Agregar
• Ubicar y seleccionar al estudiante a Trasladar, dar clic en el botón [...] para realizar la búsqueda
• Completar los datos de resolución y fecha de traslado
• Ingresar el Código Modular y Anexo de la IE Destino, verificar que el número y/o nombre de la IE sea el correcto. En caso sea una IE del Extranjero dejar en blanco estos datos y dar clic en el check de Colegio Extranjero.
• Llenar si tiene alguna observación en particular
• Dar clic en Grabar

Tener en cuenta que la IE Destino que se indique es la única que podrá matrícular al estudiante para proseguir sus estudios.
Actualmente, ya no es suficiente que las IEs ORIGEN realicen la entrega del expediente físico para que se materialice el traslado, obligatoriamente deben registrar el Traslado en el SIAGIE tal como se ha indicado. En el caso que las IEs ORIGEN no hayan registrado el traslado en el SIAGIE comuniquense directamente a dicha IE a fin de que lo haga.

31. ¿Cómo matrículo un estudiante que viene Trasladado de otra IE?

1. Ubique el puntero sobre la opción Estudiantes y Matrículas
2. Elegir la sub-opción Matrícula de estudiantes
3. Dar clic en el botón Nuevo
4. Ingrese el Código Estudiante o Ubicar y seleccionar al estudiante (dar clic en el botón [...] para realizar la búsqueda)
5. Si su IE es el destino del Traslado el sistema le presenta los datos del estudiante
6. Elija la sección correspondiente
7. Llenar si tiene alguna observación en particular
8. Dar clic en Grabar 

32. ¿Cómo enviar y recibir mensajes en el SIAGIE?
Ver el siguiente enlace (Mensajería SIAGIE).

Fuente: http://siagie.minedu.gob.pe/?page_id=30